8 critères à prendre en compte lors du choix d’un système ERP

Publié le : 03 décembre 20207 mins de lecture

Le logiciel ERP vous aide à contrôler de manière centralisée tous les processus commerciaux de votre entreprise, ce qui augmente considérablement l’efficacité de vos opérations. Dans ce texte complet sur le thème de l’ERP, vous trouverez une définition détaillée et une liste des services qui peuvent être mis en réseau avec un logiciel ERP. Cela améliore la communication interne dans votre entreprise et certaines étapes de travail peuvent être entièrement automatisées. Avez-vous déjà décidé de gérer efficacement les ressources de votre entreprise ?

Ces huit critères vous aideront ensuite à choisir un système ERP adapté.

Critère 1 : Votre budget disponible

Si vous recherchez un logiciel adapté, les coûts jouent certainement un rôle important dans votre décision. En général, la gamme de fonctions et le nombre d’employés qui utiliseront plus tard le système ERP déterminent le prix. Il existe des solutions ERP complètes adaptées aux petites et moyennes entreprises ainsi qu’aux grandes sociétés.

Avec les versions cloud, il est généralement possible de réserver la gamme de fonctions de manière variable. Vous ne payez que pour les demandes dont vous avez actuellement besoin. Pour les fondateurs moins liquides, il peut être intéressant que les droits de licence soient payables mensuellement.

Si vous achetez un logiciel installé localement (un programme dit « sur site »), vous devez vous attendre à un montant individuel nettement plus élevé, puisque la licence est achetée en permanence et payée une fois.

Des solutions hybrides sont également possibles, dans lesquelles les différents services travaillent avec des applications installées localement. Un nuage fournit les données pertinentes.

Critère 2 : La complexité de votre entreprise

Une solution ERP complète doit comporter toutes les fonctions dont ces services ont besoin pour leur travail :

Si plusieurs divisions d’une entreprise doivent travailler ensemble en réseau – comme c’est le cas dans une grande entreprise – un logiciel plus complexe est nécessaire pour mettre les données à la disposition de tous les employés en temps réel. Cela améliore la communication interne et les processus commerciaux sont plus efficaces. Moins une entreprise a de départements, plus le champ d’application fonctionnel de l’application ERP peut être réduit.

Vous souhaitez gérer plusieurs entreprises en parallèle avec un seul système ERP ? Précisez ensuite ce point à l’avance avec votre fournisseur d’ERP. Si une telle fonction est disponible, vous pouvez réduire considérablement votre charge administrative.

Critère 3 : Votre secteur d’activité

Entre-temps, il existe de très bons systèmes ERP qui sont idéaux pour votre industrie (ce qu’on appelle des logiciels industriels). Plus votre secteur d’activité est spécifique, plus vous êtes dépendant de chaque logiciel. Cependant, les promoteurs répondent de plus en plus à la demande des industries de niche.

Critère 4 : La taille de votre entreprise

Certains fournisseurs se sont spécialisés dans les besoins des petites entreprises, tandis que d’autres développent leurs produits pour les grandes entreprises. En principe, toutes les entreprises peuvent bénéficier des applications ERP, quel que soit le nombre de leurs employés.

Critère 5 : Vos besoins en matière de mobilité

Nuage ou pas nuage – telle est la question qui se pose ici. Si vous utilisez un nuage, vos employés peuvent accéder à tout moment à toutes les données de l’entreprise. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une connexion Internet. Cela signifie que toutes les informations sur l’entreprise sont également disponibles en temps réel dans votre bureau à domicile.

Toutefois, si vous choisissez la variante sur site, vos données sont localisées dans le réseau local de votre entreprise. Cela vous donne un contrôle total sur la protection des données, mais vous êtes également responsable de la perte de données.

Pour faciliter votre décision, vous pouvez consulter cet article, qui compare en détail les avantages et les inconvénients des deux variantes. Par exemple, les logiciels externalisés dans le nuage sont toujours à jour grâce à des mises à jour régulières. Avec l’alternative sur place, vous pouvez également travailler lorsqu’une connexion Internet stable n’est pas possible, par exemple lorsque vous voyagez en train ou en avion.

Critère 6 : La protection de vos données

Le sujet de la protection des données est sur toutes les lèvres, car depuis le 25 mai 2018, des règles plus strictes sont en vigueur pour le traitement des données personnelles. Par exemple, ils ne peuvent pas être transmis à des tiers sans consentement.

Mais c’est exactement ce que vous faites lorsque vous gérez les données des clients via un système ERP en nuage. Si vous n’êtes pas sûr de vous, consultez un expert en protection des données. Si une entreprise compte au moins neuf employés, un responsable interne de la protection des données est obligatoire. Pour les entreprises de certains secteurs (santé

Vous externalisez une partie de votre responsabilité informatique lorsque vous utilisez un nuage. Par exemple, toutes les informations sont transmises de manière cryptée. Le service de cloud computing comprend également la sécurité des serveurs. Le fournisseur de logiciels doit s’assurer qu’il n’y a pas d’attaques de pirates ou de problèmes techniques.

Si vous optez pour la solution sur site, vous devrez toutefois gérer votre structure informatique entièrement par vous-même. Afin de sécuriser suffisamment vos propres données et celles de vos clients, vous devez disposer d’un savoir-faire informatique suffisant ou recourir aux services de prestataires de services informatiques externes.

Critère 7 : Vos projets d’expansion

Votre fournisseur d’ERP devrait avoir la fonctionnalité dont vous avez besoin pour l’expansion maintenant. Faites également appel à un développeur de logiciels établi. Idéalement, vous devriez travailler avec lui pendant des années. Une start-up dont les liquidités sont limitées n’est pas idéale ici, car on ne peut pas être sûr que cette entreprise existera (suffisamment) longtemps. Si elle fait faillite, vous devrez passer à un autre fournisseur, ce qui entraîne des coûts élevés.

Critère 8 : Votre phase de test

Si vous êtes satisfait des conditions générales (gamme de fonctions, prix, etc.), vous devez absolument essayer le logiciel dans votre entreprise. Avec la plupart des systèmes ERP, une phase de test gratuite est possible. Pendant cette période, un transfert de données est recommandé. Ce n’est que si vous utilisez de vraies données d’entreprise que vous saurez si le logiciel est le bon pour vous. Si des problèmes surviennent pendant l’essai, le fournisseur doit les résoudre avant l’achat final.