Le coworking, ou cotravail1, est une nouvelle méthode de travail.Cette nouvelle façon de travailler a vu le jour en Allemagne  dans les années 1990 , puis s’est adopté aux Etats-Unis .

Le principe d’entreprise a changé .On n’est plus un simple employé, mais un collaborateur et on ne passe plus ses journées dans des bureaux, mais dans des “espaces de travail “. Il regroupe un espace de travail partagé, ou des bureaux partagés, et un réseau de travailleurs ouverts à  l’échange et à l’ouverture.

Aujourd’hui, la vie professionnelle se déroule de manière mobile, ultra-connectée et en temps réel. Avec les smartphones en main, nous faisons bien plus que répondre aux e-mails et aux “@” sur les réseaux sociaux : nous échangeons des informations précieuses sur nos activités actuelles et futures et, dans certains cas, des connaissances de nature confidentielle.

Si les  espaces de coworking comme les cafés publics aménagés et les lieux de vie spécialisés  ,  nous donnent accès à des équipements professionnels et des infrastructures de qualité (bureau, wifi, imprimante, vidéoprojecteur, salles de réunion) et  nous ont permis de booster la vitesse à laquelle nous faisons des affaires, comment gérer le secret dans de telles situations ? Dans quelle mesure sommes-nous vulnérables dans le monde d’aujourd’hui ?

C’est ce que cet article vous aidera à expliquer : comment protéger la confidentialité de vos informations dans les lieux publics lorsque vous êtes en réunion avec vos clients, fournisseurs ou employés.

Les situations courantes qui peuvent affecter la confidentialité de vos informations

Les données d’entreprises sont cruciales .Une politique de la  protection des données doit être établie .Une petite fuite et tout peut basculer .Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est la responsabilité des organismes publics et privés qui traitent des données et des informations personnelles.

Imaginons qu’un chef de projet ait prévu une réunion avec un membre de son équipe, un analyste en marketing, pour examiner les dernières recherches sur le nouveau produit numérique qu’ils lancent. Ils ont commandé cette recherche à un bureau de tendances et vont analyser les données pour la première fois.

Comme la vie est trépidante pour eux deux, ils décident de marquer des points dans un café au milieu de la route, dans la région centrale de la ville. L’après-midi est calme, l’endroit est presque vide, ils s’assoient, commandent deux espressos, ouvrent le carnet et commencent à consulter les données qui donneront vie à leur grande idée.

*Ils ne sont tout simplement pas seuls.

Un important analyste de marché se trouve à deux tables de là et tente de saisir une ou deux phrases en l’air, tout en profitant de la vue privilégiée du matériel pour prendre quelques notes. Même en regardant entre leurs épaules, il peut comprendre le but et les attentes du public qu’ils cherchent à toucher, les flux d’acquisition de clients et même un projet de marque.

Sans s’en rendre compte, le duo de professionnels a laissé échapper des “informations” importantes sur leur secteur d’activité. Sans rien faire d’illégal, l’intrus a obtenu des informations supplémentaires qui, si elles ne sont pas utilisées immédiatement, seront conservées pour ses prochaines réunions.

Qu’est-ce qu’une information confidentielle ?

L’exemple, bien sûr, est fictif. Mais pas irréaliste. Nous échangeons en permanence des informations et produisons des connaissances dans les cafés, les salles d’attente des aéroports et les espaces de travail en commun. Il s’agit peut-être ici de comprendre ce qu’est une information confidentielle après tout.

En laissant de côté la catégorie des données traditionnellement confidentielles (votre CPF ou votre mot de passe bancaire, par exemple), une bonne façon de répondre à cette question dans le monde des affaires est de réfléchir à la valeur de ces données pour le fonctionnement de votre entreprise ou votre activité professionnelle. Et plus encore : à quel point il est important pour votre entreprise de progresser.

La recherche dans cette affaire a été ORDONNÉE – elle conserve donc des informations pensées exclusivement pour cette entreprise. Nul doute que ses caractéristiques doivent être protégées et que, si elles étaient révélées, elles pourraient affaiblir la stratégie de lancement du produit numérique.

Il y a d’autres exemples encore plus évidents, comme la paie de votre start-up, les données et mots de passe du serveur, vos croquis pour le nouveau logo de l’entreprise, la programmation du contenu pour six mois, etc.

Puisque les exemples sont si nombreux, pensons à quelques conseils pour protéger ces informations ?

Conseils pour assurer la sécurité des informations de vos clients dans les lieux publics

-La lecture de la place publique : Imaginez que vous emmenez un tabouret sur la plus grande place de votre ville. Maintenant, vous vous tenez dessus, vous parlez fort, tout ce que vous pensez et ferez pour que votre entreprise décolle. C’est vrai, dans un environnement public partagé, c’est la même chose. Alors, dites tout haut ce que vous diriez sur une place publique. Cette règle s’applique également aux informations de votre entreprise que vous partagez sur les réseaux sociaux !

-Le Bluetooth est allumé ? On ne sait jamais quand le courrier destiné à quelqu’un peut utiliser une négligence avec Bluetooth pour voler des données importantes comme la liste de contacts, les courriels et les photos. Il existe des dizaines d’applications qui se spécialisent dans ce domaine et sont capables de briser le secret de votre téléphone même sans mot de passe pour l’arrêter. Vous vous êtes réunis dans un lieu public ? Désactivez le bluetooth, c’est aussi simple que ça.

-Méfiez-vous des notes éparses. Il est très courant, lorsque nous organisons des réunions dans un lieu public, d’utiliser des serviettes ou des feuilles de papier pour les notes rapides, les schémas mentaux et toutes sortes d’enregistrements. Puis, lorsque cet échange d’informations accéléré, typique des réunions de brainstorming, est terminé, les projets sont mis de côté ou – au mieux – jetés à la poubelle.Avez-vous déjà pensé qu’avec ces notes en main, un concurrent peut obtenir des indices intéressants sur les prochaines étapes de son entreprise ? Le conseil qui reste ici est le suivant : recueillez toujours les brouillons et les notes manuscrites et emportez-les à la maison ou au bureau.

-Verrouiller votre ordinateur : c’est une manière simple d’empêcher les curieux de voir vos dossiers .

-Mots de passes -pare-feu-anti spy :il est très important de tout sécuriser au niveau de votre réseau .Le piratage informatique est courant en ces temps de nouvelles technologies.