Dans le monde du travail, les dirigeants ainsi que les chefs d’entreprise doivent savoir comment rédiger un courrier électronique pour envoyer un message texte clair tout en restant professionnel. Pour communiquer efficacement par voie écrite, il existe de nombreux outils de rédaction d’e-mails qui peut aider à améliorer vos compétences rédactionnelles et faire de vous un professionnel. Dans cet article, vous découvrirez les outils tels qu’un logiciel ou les applications qui peuvent être utilisées pour rédiger un excellent e-mail commercial, avec ses avantages et ses inconvénients.

5 outils pour rédiger des e-mails commerciaux efficaces pour les cadres supérieurs

Au travail, le cadre supérieur est la personne qui se doit de toujours instaurer une bonne communication dans la rédaction des courriers. Pour un meilleur écrit, il faudra respecter les règles grammaticales de français à appliquer sans oublier les formules de politesse. Pour l’envoi du mail, il suffit d’ajouter sur la page un objet qui indique en quelques mots le contenu des informations pertinentes du mail et ajouter les destinataires. L’application Hemingway est un outil de rédaction d’e-mails en ligne qui permet de garder votre texte clair et concis. Vous pouvez écrire directement dans l’application ou simplement coller votre texte dans l’application. Après avoir inséré le texte, Hemingway analyse immédiatement le texte et met en évidence ce qui doit être réécrit. En fait, il divise la structure grammaticale de votre texte et suggère même de meilleurs mots à utiliser.

Hemingway fait ce qui suit:

L’application Hemingway veille à ce que votre grammaire, ainsi que la structure des phrases, soit presque parfaite, ce qui facilite la lecture et la compréhension des e-mails.

Le Boomerang Respondable est un assistant intelligent pour Gmail et Outlook qui peut vous aider à écrire de meilleurs e-mails. Il peut être installé comme une extension pour votre Gmail et Outlook. L’extension Respondable est affichée chaque fois que vous écrivez un nouveau courriel et analyse la qualité de votre courriel en temps réel. Cet outil intelligent comprend également que les courriels de haute qualité sont susceptibles de recevoir des réponses plus rapides ; il utilise des algorithmes d’IA pour analyser votre texte et vous suggérer comment améliorer sa clarté.

Comment utiliser Boomerang Respondable:

Vous pouvez également obtenir une description détaillée incluant le nombre de mots, la lisibilité et le ton de votre message texte. Cet outil fournit un résumé de chaque segment, avec des suggestions utiles sur la manière d’améliorer la qualité globale de votre courrier électronique.

Tous les adultes alphabétisés devraient être capables d’écrire avec confiance. Cela est particulièrement utile lorsque vous êtes chargé d’envoyer des courriers électroniques à une entreprise. Il peut également devenir répétitif, rendant vos e-mails sujets à des erreurs imperceptibles. Et c’est là que “Just Not Sorry” est utile.

L’outil Just Not Sorry est une extension de Google Chrome qui apparaît dans la fenêtre de composition d’un nouvel e-mail. Il élimine les mots faibles qui réduisent la force et la formalité de vos phrases. Il met également en évidence des phrases comme “désolé, je suis sensé ? je ne pense pas”. Ces phrases peuvent sembler être une bonne idée pour adoucir votre ton, mais en réalité, elles diminuent le ton formel de votre texte.

Comment fonctionne Just Not Sorry:

Cet outil est un véritable bijou pour écrire des courriels ciblés en fonction de la personnalité de votre lecteur. Le cristal est particulièrement utile dans le monde des affaires, où la communication peut être très froide et très formelle.

Très souvent, il est plus facile d’écrire un courriel à des partenaires commerciaux ou à des collègues que vous connaissez depuis des années. Cependant, lorsque vous envoyez un courriel à une personne pour la première fois, il est réconfortant de savoir que vous écrivez un message qui correspond à sa personnalité. C’est précisément ce que fait Crystal en vous aidant à personnaliser chaque e-mail.

Crystal est une extension de Google Chrome qui aide les leaders du secteur et les professionnels à communiquer efficacement avec les autres. Il intègre des informations provenant de plates-formes de marketing commercial et de CRM telles que HubSpot, LinkedIn, Salesforce, etc. pour comprendre les différentes personnalités.

La capacité d’une personne à anticiper le réflexe psychologique du récepteur permet de contribuer à promouvoir des relations commerciales plus solides, la confiance et le respect mutuel.

Comment utiliser Crystal:

  • Configurer un compte Crystal. Ici, vous pouvez voir votre contact et la personnalité de chacun.
  • Crystal comprend la personnalité d’une personne en la recherchant sur les plateformes sociales, grâce à l’extension Crystal.
  • L’extension utilise l’IA de la personnalité, qui analyse des millions de données. Vous aurez un aperçu des comportements, de la motivation et du style de communication.
  • Offre des conseils spécifiques à la situation sur la façon d’écrire et de communiquer efficacement.
  • Crystal vous aide à écrire le courriel parfait en toute confiance.

Envoyer un courriel officiel plein de fautes de grammaire n’est pas une bonne idée. Malheureusement, vos yeux ne peuvent pas détecter toutes les erreurs, quelle que soit la quantité de textes que vous relisez. En plus de vous faire perdre un temps précieux à relire à plusieurs reprises, Grammarly vous permet de gagner du temps en vérifiant votre texte grammaticalement.

Grammarly est un outil gratuit de rédaction de courriels qui peut être installé comme une extension de navigateur. Une fois installé, il vérifie automatiquement la ponctuation, les erreurs grammaticales et l’orthographe contextuelle. Il vérifie également le style, la structure des phrases et propose des corrections pour toutes les erreurs. Bien que la version gratuite de Grammarly soit adaptée au courrier électronique, un forfait premium propose un “enrichissement du vocabulaire” et un “correcteur professionnel”. Ces deux fonctionnalités permettent de vérifier vos messages avant de les envoyer.

Grammaire est disponible sous forme de clavier sur le téléphone, qui détecte les erreurs en temps réel. Il suffit d’une connexion Internet pour activer la fonction. Cependant, vous pouvez utiliser l’extension Google Chrome sur un PC, ce qui vous permet de surveiller votre enregistrement sur le web.

Réflexions finales

Communiquer efficacement votre message par e-mail peut être plus difficile que vous ne le pensez. En tant que chef d’entreprise ou influenceur dans l’industrie, il est essentiel de comprendre la nécessité de délivrer un message clair et concis. Avec tous les outils utiles mentionnés ci-dessus, vous n’avez pas à vous sentir incompétent si votre courriel est rempli de fautes de grammaire. Vous pouvez utiliser ces outils pour augmenter la réponse de vos lecteurs en les personnalisant ou simplement envoyer un courriel sans erreur.