Bien rédiger un courrier électronique : 8 conseils pour améliorer le style et la rédaction

Publié le : 21 août 202013 mins de lecture

Imaginez un monde où écrire du contenu pour votre entreprise est aussi simple que de rassembler quelques phrases sur votre écran d’ordinateur et d’appuyer sur « Publier ». Un rêve. Cependant, comme vous le savez, les choses ne sont pas si simples, surtout dans le monde compétitif d’aujourd’hui. Il ne s’agit pas seulement de contenu à publier sur le site web, comme les blogs et les articles. En fait, le contenu du courrier électronique est tout aussi important pour atteindre des objectifs commerciaux. Le courrier électronique est toujours considéré comme l’une des formes de marketing les plus efficaces, plus encore que la publicité sur les sites web ou les médias sociaux. Toutefois, cela ne suffit pas pour simplifier le processus. Pour comprendre comment écrire des courriels pour les entreprises, voici 8 aspects clés à retenir. Ces astuces sont essentielles pour s’assurer que les courriels sont parfaits pour les lecteurs et apporteront les résultats souhaités.

Définissez les étapes de travail et organisez le contenu

Ainsi, par où commencer pour savoir comment écrire des courriels qui fonctionnent ? Avant de mettre vos doigts sur le clavier, vous devez être organisé et prêt pour le contenu que vous allez créer. Pour simplifier, cette procédure sera divisée en 7 étapes :

« Ce sont les sept étapes de base à suivre lors de la rédaction de courriers électroniques. Toutefois, certains processus spécifiques peuvent comporter plus ou moins d’étapes, en fonction de l’objectif que l’activité vise à atteindre. En gardant ces étapes à l’esprit, adoptez une approche proactive pour vous assurer que tout est prêt à chaque phase, afin d’être aussi organisé que possible », suggère Elizabeth Holder, spécialiste du marketing par courriel pour les grosses commandes.

Par exemple, alors que la phase de brainstorming peut simplement nécessiter une réunion avec l’équipe au cours de laquelle vous réorganisez vos pensées, la phase de recherche est conçue pour rassembler toutes les informations nécessaires afin de ne pas interrompre le flux de rédaction plus tard.

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Trouvez le point d’empathie avec le lecteur

Lorsque vous passez à l’étape de la rédaction du courriel, vous devez entrer dans l’esprit du lecteur, en essayant de prendre en compte la façon dont il ou elle lira vos courriels et ce qu’il ou elle en retirera, plutôt que la façon dont le courriel peut profiter à votre entreprise.

Par exemple, l’un des pièges les plus courants est de ne pas utiliser un ton personnel dans les courriels et de ne pas respecter le lecteur en tant que personne. Si vous vous adressez constamment aux lecteurs en les appelant « suiveurs » ou « abonnés », vous êtes tombé dans le piège.

Même si les gens aiment faire partie d’un groupe ou d’une communauté sociale, l’individualité est également essentielle et, en tant que client, un lecteur veut être respecté en tant que tel. De même, assurez-vous que le contenu que vous incluez dans vos courriels est réellement utile. Vos lecteurs se sentiront méprisés par la société pour avoir envoyé fréquemment des courriels au contenu insignifiant ou simplement inintéressant. Il est probable que les courriels iront maintenant directement dans votre dossier spam.

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Convaincre le destinataire d’ouvrir l’e-mail

L’une des plus grandes difficultés que vous rencontrerez lorsque vous écrirez des e-mails est en fait de faire ouvrir le message par le destinataire. Mettons-vous donc dans la peau d’un lecteur : ouvrez le navigateur, accédez au client et entrez dans votre boîte de réception.

Que voit-il de vos e-mails ? Votre nom, le sujet et le pré-titre. Concentrons-nous donc sur ce point. Bien sûr, votre nom indique simplement l’expéditeur du courriel, mais il est important qu’il n’y ait pas quelque chose comme « 123sxccat@hotmail.com ». Assurez-vous plutôt que le nom de votre entreprise y figure.

Passez maintenant à l’objet. C’est la partie du courriel qui attirera l’attention des lecteurs. La première chose à faire est donc de promettre que le courriel apportera quelque chose de bien. Quel contenu avez-vous inclus dans ce courriel et qu’est-ce qui est utile pour votre lecteur une fois ouvert ?

Max Tyler, un spécialiste du marketing par courriel a dit: « Lorsque vous écrivez l’objet, vous avez besoin de quelque chose qui se distingue du reste des courriels dans votre boîte de réception. Commencez par inscrire un numéro dans l’objet. Cela permet de distinguer votre courrier électronique et de vous démarquer. Essayez ensuite d’insérer dans l’objet de votre message une promesse que votre e-mail conservera pour le lecteur une fois ouvert. Enfin, assurez-vous d’inclure quelques mots efficaces pour le rendre irrésistible « .

Ainsi, si vous utilisez actuellement une ligne dans l’objet « OUVREZ-MOI POUR UNE REMISE DANS MON MAGASIN », vous pourriez envisager de passer à quelque chose comme « 5 façons d’économiser de l’argent dans les achats en ligne ». Idem pour d’éventuelles améliorations du pré-titre.

Ecrivez le contenu

Maintenant, vous avez investi du temps pour vous assurer que le sujet est parfait et que les lecteurs sont encouragés à cliquer dessus. Ainsi, le lecteur est capturé, dit « ok, voyons ce qu’il y a ici » et clique. Le lecteur se trouve à l’intérieur de l’e-mail et commence alors par le haut et continue vers le bas.

Naturellement, si vous avez inclus des images ou des graphiques dans l’e-mail, en particulier en haut ou dans l’en-tête, les yeux du lecteur seront immédiatement attirés vers cette zone, donc assurez-vous de superposer à cette image un message qui se distingue et qui améliore votre e-mail.

Cependant, il y a quelques points à retenir lors de la rédaction du contenu. Tout d’abord, vous devez écrire rapidement. Cela peut sembler anti-intuitif, mais plus vous écrivez vite, plus la passion et l’enthousiasme se manifestent dans le contenu, ce qui rend vos e-mails beaucoup plus agréables à lire.

De plus, essayez de faire en sorte que les phrases et les paragraphes soient courts, clairs et directs. Imaginez que vous lisiez cet article dans votre navigateur de messagerie électronique. Il s’agit simplement d’un grand bloc de texte sans sous-titres ni sauts de paragraphe. Vous ne voulez probablement même pas commencer à le lire et il finira tout droit à la poubelle.

De plus, n’oubliez pas de garder votre écriture aussi naturelle que possible. Comme vous représentez très probablement une entreprise, le client n’est pas intéressé par le point de vue d’une entité corporative abstraite. Il veut communiquer avec un être humain réel et écouter ce qu’il a à dire. Cela signifie que vous devez entrer le nom du lecteur, lui poser des questions qui le font réfléchir à ce que vous écrivez et inclure des mots et des histoires qui l’attirent et le rendent heureux du contenu.

Naturellement, il n’est pas facile de décrire en quelques mots comment rédiger un courrier électronique. Les besoins varient en fonction du marché cible, des données démographiques, du secteur d’activité et de l’objectif spécifique de votre entreprise par rapport à la campagne de marketing par courrier électronique. N’oubliez pas de vous mettre à la place des lecteurs et de considérer l’e-mail et son contenu de leur point de vue.

Utiliser les bons outils en ligne et vendre plus

La rédaction d’un courriel peut être une tâche longue et compliquée si elle n’est pas traitée correctement, en particulier lors de l’ajout des processus essentiels de correction et de révision

Dans la plupart des cas, l’e-mail marketing d’entreprise comprend du matériel promotionnel qui encouragera le lecteur à acheter quelque chose sur le site web ou dans le commerce électronique. Cependant, comme vous le savez probablement déjà, écrire ces textes est plus facile à dire qu’à faire.

La première chose à retenir est de ne pas aller directement à la vente, non seulement avec le seul e-mail, mais plutôt avec toute la stratégie d’Email Marketing. Par exemple, si un utilisateur vient de s’inscrire à votre liste de diffusion, vous ne voulez pas commencer à l’inonder immédiatement de contenu promotionnel.

Au contraire, vous devez présenter votre entreprise progressivement et commencer à établir une relation de confiance et de fidélité avec le client potentiel. Les statistiques montrent que la règle des 80/20 est l’une des tactiques de marketing les plus efficaces : 80% du contenu envoyé doit être instructif/inspirant / divertissant, etc., tandis que les 20 % restants doivent être promotionnels.

Pour le reste, les techniques de vente à utiliser dans les courriels sont les mêmes que dans les autres scénarios. Vous devez décrire les problèmes auxquels les gens sont confrontés (points de douleur) et décrire la solution apportée par votre produit ou service. Vous pouvez également inclure des commentaires de clients sur des achats précédents et raconter une histoire dans le contenu pour créer un lien émotionnel avec les lecteurs.

Augmentez le nombre de clics

Une fois que les courriels ont été ouverts et lus par vos clients, il est temps de les déplacer vers le site web. Bien entendu, la meilleure façon d’y parvenir est d’utiliser des boutons d’appel à l’action clairs et définis dans le contenu. Si vous modifiez ces 20 contenus promotionnels, ce sera très facile car il vous suffit d’ajouter un bouton CTA qui renvoie à la page du produit. Cependant, que se passe-t-il si vous proposez aux lecteurs l’un des 80 % de contenus restants ? Les choses ne sont pas si simples.

Si vous écrivez un billet de blog de qualité pour le partager avec vos lecteurs, l’un des moyens les plus efficaces de les faire passer du courrier électronique au site web est de passer à l’essentiel. Il vous suffit donc d’ajouter un bouton d’appel à l’action pour poursuivre la lecture : la probabilité de cliquer est statistiquement très élevée.

Une tactique qui fonctionne toujours bien est de montrer votre gratitude au lecteur de courrier électronique. Soyons réalistes : de nos jours, les boîtes de réception débordent de courriels et l’ouverture et le suivi d’une liste de diffusion sont une remarquable démonstration de confiance. Pour récompenser l’utilisateur, pourquoi ne pas offrir une réduction limitée dans le temps ou un code de réduction dans les courriels ?

Cela ne fait pas que rendre les clients heureux que vous respectiez et appréciiez leurs habitudes, mais cela contribue également à augmenter considérablement le taux de clics.

La phase d’édition

Une fois que vous avez terminé la première ébauche du courriel et que vous êtes convaincu que toutes les informations sont là, il est temps de commencer à l’affiner. La première étape de ce processus est l’édition du courrier électronique. Ce processus est complètement différent de l’étape de la relecture (voir ci-dessous) et vise à garantir que le message est parfait pour vos lecteurs et transmet le concept que vous souhaitez réellement communiquer. Ce qui est déjà parfait dans votre tête doit être revu en vous mettant à la place du lecteur, qui peut percevoir le contenu différemment.

Par exemple, si vous avez mis quelques lignes dans le courriel, pensez à qui sont les personnes qui le lisent. Vont-ils saisir l’humour, ou certains lecteurs trouveront-ils vos propos potentiellement offensants ?

Avant de passer par cette phase, nous vous suggérons de faire une pause entre la rédaction du premier jet et le montage proprement dit, afin de regarder le contenu avec un esprit neuf. De même, il peut être utile de demander à un collègue, un ami ou un membre de la famille de lire le courriel, pour voir ce qu’il en pense et s’il peut donner des conseils utiles.

La phase de relecture

Une fois que vous avez terminé l’avant-dernière étape de la rédaction du courriel, il est très important de faire la dernière étape avec précision. C’est ce que l’on appelle le processus de relecture, ou révision. Cela signifie qu’il faut vérifier le contenu pour s’assurer qu’il ne contient pas d’erreurs, qu’il s’agisse d’orthographe, de grammaire, de frappe, etc. Toute erreur contenue dans les courriels minera la crédibilité et la réputation de votre entreprise.

La révision peut prendre du temps et sembler inutile (pourquoi revoir le contenu ?), mais elle est essentielle pour garantir le succès. Après tout, achèteriez-vous les produits ou investiriez-vous dans les services d’une entreprise dont les messages sont pleins d’erreurs ?

Pour vous assurer de l’exactitude de l’examen, faites une pause entre la rédaction et cette étape. A votre retour, ignorez complètement le contenu du courriel lui-même (puisque celui-ci a été perfectionné lors de la phase précédente) et concentrez-vous sur la langue, la grammaire et la ponctuation que vous avez utilisées.

Comment écrire des courriels qui apportent de vrais résultats

Comment écrire des courriels qui touchent vraiment le cœur du destinataire et qui atteignent votre objectif ? Le travail du rédacteur est loin d’être simple, et il convient que vous écriviez en suivant les étapes décrites jusqu’à présent, faute de quoi des erreurs éventuelles et des messages moins efficaces seront commis.